Was müssen Arbeitszeitaufzeichnung und Lohnkonto beinhalten?

Arbeitsaufzeichnungen

Der Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, dafür zu sorgen, dass die Arbeitsstunden aller Mitarbeiter aufgezeichnet werden – auch von Geringfügig- und Teilzeitbeschäftigten.

Für jeden einzelnen Mitarbeiter müssen die Normalstunden/Überstunden und die genauen Pausenzeiten (tagfertig) aufgezeichnet werden. Wichtig ist, dass nicht nur die Summe der täglichen Stundenanzahl aufgeschrieben wird, sondern die tatsächlichen Zeiten, in denen gearbeitet wurde (z.B. 8-12 Uhr).

Daneben müssen auch erfasst werden:

• (Block)Nachtarbeit (ab 19 Uhr)
• Überstunden
• Feiertagsstunden/Ruhezeiten
• Urlaube
• Krankenstand
• freie Tage
• Salden von Arbeitsstunden
• Resturlaub

Allein mit der Erstellung eines Dienstplans ist die Dokumentationspflicht nicht ausreichend erfüllt. Mittels Dienstplan kann nicht festgestellt werden, ob die Arbeitszeiten tatsächlich eingehalten wurden.

Lassen Sie die Arbeitsaufzeichnungen vom Dienstnehmer unterschreiben.

Hinweis: Es müssen die Bestimmungen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden.

Welche Aufzeichnungen sind vom Dienstgeber sonst noch zu machen?

Für jeden Arbeitnehmer ist ein eigenes Lohnkonto zu führen – auch für beschränkt Steuerpflichtige, geringfügig Beschäftigte und lediglich vorübergehend beschäftigte Mitarbeiter. Mit dem Lohnkonto sind auch die zugehörigen Unterlagen aufzuheben, wie z.B. die Erklärung zur Berücksichtigung des Alleinverdienerabsetzbetrages und der Ausdruck des Pendlerrechners.

Weitere wesentliche Unterlagen, die der Arbeitgeber aufbewahren muss, sind:

• Dienstverträge und Dienstzettel, Lehrverträge, Betriebsvereinbarungen
• Reisekostenaufzeichnungen, Fahrtenbücher
• Urlaubs- und Krankenstandsaufzeichnungen
• Prüfberichte der letzten Betriebsprüfung
• Branchenspezifische Unterlagen (z.B. Abrechnungen der Bauarbeiter-, Urlaubs- und Abfertigungskasse).

Stand: 6. Oktober 2014