Schon seit 1.1.2016 besteht die generelle Belegerteilungspflicht für Unternehmer. Ab 1.4.2017 müssen die Registrierkassen mit einer Sicherheitseinrichtung verbunden sein. Dann gelten für Unternehmer mit Registrierkassenpflicht neue, zusätzliche Anforderungen an die Belege der Registrierkasse.
Bisher schon müssen Belege – auch die, die nicht von einer Registrierkasse ausgestellt werden, – folgende Daten enthalten:
- eindeutige Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
- fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Gegenstände bzw. Art und Umfang der sonstigen Leistung
- Betrag der Barzahlung
Ab 1.4.2017 müssen am Registrierkassenbeleg zusätzlich diese Daten angedruckt sein:
- Kassenidentifikationsnummer
- Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
- Inhalt des maschinenlesbaren Codes, das kann ein QR-Code sein oder ein Link in maschinenlesbarer Form, z. B. als Barcode
Belege für Trainings- oder Stornobuchungen müssen ausdrücklich als solche bezeichnet werden.
Vom Beleg ist eine Durchschrift oder im selben Arbeitsgang mit der Belegerstellung eine sonstige Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren. Die sonstige Zweitschrift kann auch eine elektronische Speicherung sein. Für die Durchschrift (sonstige Zweitschrift) oder die elektronische Speicherung gilt eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht ab Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.
Hinweis: Beachten Sie, dass dies nur die Anforderungen nach der Belegerteilungspflicht sind. Für Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz gelten nach wie vor andere Anforderungen.
Stand: 30. Jänner 2017
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